税務ブログ

2018年12月28日 金曜日

整理整頓

当事務所のホームページへのご訪問、ありがとうございます。
茂木会計事務所の及川です。
ブログ担当の高橋の指令によりにブログへ投稿させて頂くこととなりました。
決して、いやいや書いているわけではございません。
お付き合いの程、よろしくお願い致します。

先日、弊所で倉庫の書類や資料を整理致しました。
その数ダンボール100個!
会計事務所ですと顧問先様の申告書の控や入力資料などを取っておきますが、10年も経つと1社様分の書類も結構な量になってしまいます。保存のスペースも限りがあるものです。そういったことで今回は書類の整理整頓について考えてみたいと思います。

一般的に言われていることは、以下に当てはまらない書類以外は捨ててしまおうということです。

① 今使っている
② しばらく必要である
③ ずっととっておく必要がある(法律などで保存義務があるなど)

これらの中で使用頻度の低いものはそれぞれ分けるのではなくてひとまとめにしておくというのがポイントだそうです。
使用頻度の低いものをひとまとめにしておくことで、いちいちモノをどかしたり、探したりする時間がなくなるため効率が良くなるというのがその理由です。
一説によると平均的なサラリーマンがモノを探す時間は年間150時間と言われていますので、整理整頓は甘く見てはいけないなと感じます。

しかし、中には捨てにくい書類があったりして二度と使うかわからないのについつい残してしまうという経験はございませんでしょうか?
我々は職業柄、研修によく参加するのですが、参加する度にたくさんの書類を抱えて帰所することになります。その資料がなかなか捨てにくかったりするわけです。
理由は「いつか使うかもしれない」・「勉強しなおすときに使うから」というものです。
しかし本当にその資料を使うのか?と改めて問われれば、日々の業務もあり、かつ、年々税制改正等々法律は改正されていくため、ほとんどその資料を使うことはない。という答えになるのが正直なところです。
また、なんでもかんでも保存しておくと、いざというときに必要な資料がないということも起こります。
よって、持ち帰った際に、今後使う可能性がどの程度あるのかをしっかりと検討した上で、ほぼ使うことがないと判断したならば捨てる勇気を持つことが作業効率の観点からは重要ではないかと考えます。

一方、税務上のお話をすると、現在の法律では、請求書や領収書など様々な書類について7年間(欠損金発生年は10年間)の保存義務があります(ちなみに会社法では10年となっております)。
先程の①②③の区分でいえば、③のずっと(7年or10年)取っておく必要がある書類に該当することになります。
7年分保存すると結構な量になると思います。
そこで税務上には帳簿書類の電子保存という制度があります。帳簿書類を電子的に保存する「電子帳簿保存法」という法律です。
帳簿なども電磁的記録で保管できますし、領収書などもスキャンで保存できます。
しかし、スキャン保存の場合にはタイムスタンプという外部の認証が必要となります。
困ったことにタイムスタンプは手数料がかかり、このことが導入を控える要因になっております。
今のところは保存場所を取らなくてよいことと比較して決めるしかない状況です。しかし今後導入されることが増えてくることになるかと思います。
我々としては今後の法改正を追いながら、お客様への導入を検討して参りたいと考えております。

以上、書類の整理整頓について考えを述べさせて頂きました。
恐縮ながらあくまで個人的な意見ですので、共感して頂き、参考になるなと思われた方がいらっしゃいましたら幸いです。

早いもので今年も終わりを迎えますね。
本年も大変お世話になりました。
来年も所員一同懇切丁寧をモットーに頑張る所存ですので、どうぞよろしくお願い致します。